Les nouveaux critères définissant les missions financées par l'école doctorale.

Le conseil de l’école doctorale Galilée du 07/11/2011 a fixé les nouveaux critères d’aides au financement des doctorants. Il a été décidé que l’école doctorale Galilée se recentrait sur  sa mission principale de formation des doctorants, conformément à l’arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale.

Ainsi, les aides financières pour les déplacements des doctorants et des membres de jury de thèse devront être à la seule charge des équipes et des laboratoires. L’école doctorale Galilée n’apportera donc plus son concours aux inscriptions des doctorants à des conférences.

Seuls seront aidés les doctorants qui participeront aux écoles d’été, aux workshops jeunes chercheurs ou catégories équivalentes qui entrent dans sa mission de formation des doctorants.

Quelle que soit la destination ou la durée du séjour, il convient de préparer les modalités de mobilité plusieurs semaines avant le départ.

Par conséquent, les demandes doivent être adressées au secrétariat de l’école doctorale Galilée suffisamment à l’avance pour permettre l’établissement de l’ordre de mission et de la demande d’autorisation d’absence, la commande des titres de transport le cas échéant. Elles devront être accompagnées d’un budget prévisionnel et d’un courrier explicatif précisant le motif du déplacement.

Pour toute question, n’hésitez pas à contacter l'Ecole doctorale qui pourra vous conseiller utilement sur ce dispositif de financement à votre disposition.

Prenez connaissance du guide pratique Le guide pratique (source université Paris 13)

Je veux partir en mission : que dois-je faire ?

Principe :

Tout déplacement nécessite l’établissement, avant le départ, d’une part d’une demande (faite par mail, sans formulaire type) au directeur de l’école doctorale accompagnée d’un budget prévisionnel, et d’autre part d’un ordre de mission accompagnée d’une demande d’autorisation d’absence. Cet ordre de mission est préparé par vos soins et est signé par un responsable, c’est à dire le directeur de laboratoire ou de l’école doctorale. Les formulaires administratifs sont disponibles sur Sinfonie et sur le site internet de l’école doctorale (voir ci-dessous).

• I/Préparez votre mission : quelques formalités sont à accomplir avant votre départ :

La demande :

Le directeur de l’école doctorale décide de valider ou non la demande selon les critères d’aides au financement des doctorants fixés par le conseil de l’école doctorale Galilée du 07/11/2011

Rappel : Seuls sont aidés les doctorants qui participeront aux écoles d’été, aux workshops jeunes chercheurs ou catégories équivalentes qui entrent dans la mission de formation des doctorants.

Les aides financières pour les déplacements des doctorants et des membres de jury de thèse sont à la seule charge des équipes et des laboratoires. De même, l’école doctorale n’apporte pas de soutien financier aux participations des doctorants à des conférences. 

1er cas : Il n’est pas d’accord. Il ne valide pas la demande : le processus est stoppé. Il en informe le secrétariat. Le secrétariat prévient le doctorant et le laboratoire.

2ème cas : Il est d’accord. Il valide la demande avec la mention « Bon pour accord ».

• II/Préparation des documents avant le départ :

Vous partez en déplacement, vous devez établir avant le départ un ordre de mission avec ou sans frais. Si votre déplacement dure plus de sept jours, il faudra l’accompagner d’une demande d’autorisation d’absence.

Quoiqu’il en soit, avant le départ, un dossier complet comprend :

La demande d’aide au financement, un ordre de mission, la photocopie de la carte d’étudiant en cours de validité, la demande d’autorisation d’absence, un état de frais prévisionnels.

Attention, les devis et réservations ne sont valables généralement que 24 ou 48h, Il est prudent de compléter dans les meilleurs délais votre demande.

Le secrétaire de l’école doctorale vérifie les données, saisira les imputations budgétaires et transfèrera sous couvert du directeur de l’école doctorale (responsable des crédits) au BRED, votre dossier de mission. (Une copie est conservée par l’école doctorale).

Une fois validée par le BRED, votre demande sera envoyée aux gestionnaires pour prise en charge dans SIFAC et établira, une fois signée, votre ordre de mission officiel.

•  III/Les formalités à accomplir dès votre retour :

Dès votre retour, il faut fournir votre ordre de mission SIFAC ainsi que  toutes les factures à votre nom puisque les paiements et les remboursements ne se font que sur la preuve de justificatifs.

Télécharger les documents :

Liasse "Mission"

Etat frais prévisionnels

Demande de création d'un agent dans SIFAC