L’université Sorbonne Paris Nord devient la 1ère université parisienne à être certifiée ISO 9001 pour son service de la recherche et à être ainsi reconnue dans son système de management de la qualité.

Pourquoi s’inscrire dans une démarche de management de la qualité ISO 9001 ?

La norme ISO 9001 correspond à la norme du management de la qualité. Elle apporte des garanties en termes de qualité organisationnelle au sein de tout type de structure.

L’objectif de l’université Sorbonne Paris Nord était de favoriser son attractivité et sa visibilité en faisant reconnaître son système de management de qualité au niveau de la recherche et des études doctorales.

Il s’agit en effet de démontrer et de renforcer la performance, la pérennité et la compétitivité du BRED et de ses deux écoles doctorales, Érasme et Galilée, en s’appuyant sur ce processus d’amélioration continue. « Savoir ce que l’on fait, dire ce que l’on fait et faire ce que l’on dit et s’améliorer » était un projet de service ambitieux partagé par tous ses membres.

C’est sous l’impulsion d’Anne Pellé, Vice-présidente Commission Recherche de l’université Sorbonne Paris Nord, que ce projet a été initié et lancé en septembre 2019 par le Bureau de recherche et des études doctorales (BRED). Madame Pascaline Adonaï, responsable adjointe du BRED, nommée responsable qualité, avec le soutien de madame Christine Fernandez, responsable du BRED, du personnel du service et des deux écoles doctorales, a mené à bien ce projet stratégique pour notre établissement.

Certification des services de la recherche (BRED) et des écoles doctorales de l’université Sorbonne Paris Nord

C’est au terme de 3 audits menés, respectivement en juin 2020, septembre 2020 et octobre 2020 que l’université Sorbonne Paris Nord est devenue, le 6 novembre 2020, la 1ère université parisienne à être certifiée ISO 9001 pour sa recherche. Cette certification a été délivrée pour une durée de 3 ans avec une audition tous les ans.

Rencontre avec Pascaline Adonai, responsable adjointe du BRED et responsable qualité

Quel a été votre rôle au sein de ce projet ?
« Mme Pellé devait désigner un leadership pour mener à bien ce projet. J’ai donc été nommée responsable qualité. Mon rôle consistait à m’assurer que le système de management de la qualité fonctionne et à animer ce système. »

Comment avez-vous fait pour animer ce système ?
« Nous avons mené différentes actions. Par exemple, au niveau du BRED, les porteurs de tâches se sont réunis tous les mois pour établir les procédures. Au niveau des écoles doctorales, nous avions mis en place le collège des écoles doctorales de l’université Sorbonne Paris Nord en septembre 2019 suite à la disparition de la COMUe Sorbonne Paris Cité. C’est une structure de réflexion et d’animation scientifique au sein de laquelle nous avons discuté et travaillé sur les divers processus pour obtenir la certification des deux écoles doctorales. Tous les mois et demi, ce collège se réunit. »

Quel est l’objectif d’une mise en place d’un système de management de la qualité ?
“La mise en place d’un système de management de la qualité permettra de renforcer la politique scientifique décidée et actée par la Commission Recherche. Par exemple réévaluer le budget alloué aux appels à projets (Bonus Qualité Recherche, colloques, publications, PR/MCF visiteurs étrangers). Faciliter les démarches liées aux inscriptions au diplôme d’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) et ainsi accompagner davantage de doctorants. Par exemple, en ce qui concerne les études doctorales, notre point de départ a été de définir nos usagers – les enseignants, les enseignants-chercheurs, et les candidats qui deviennent doctorants puis docteurs- et de mener une réflexion sur la démarche à adopter pour les satisfaire. L’objectif que nous visons est d’attirer davantage de doctorants. La norme ISO 9001 détermine 7 principes de management qualité. Je devais faire en sorte que ces 7 principes soient mis en place.”

Pouvez-vous nous en dire plus sur ces 7 principes ?
« On compte parmi ces 7 principes l’orientation client, le leadership, l’implication du personnel, l’approche processus, l’amélioration, la prise de décision fondée sur les preuves, le management des relations avec les parties intéressées. Pour mettre en place ces 7 principes, il a fallu mener des réunions pour expliquer la démarche et l’objectif que nous cherchions à atteindre ; poser un regard externe à la situation (qu’est-ce qu’attendent du BRED et des écoles doctorales nos usagers ?) et cela avec l’aide de l’accompagnement de la CCI Seine-et-Marne. J’ai donc travaillé avec les personnels du service de la recherche et des écoles doctorales (BRED), les directeurs des écoles doctorales Erasme et Galilée, la responsable du BRED, la vice-présidence recherche. Des pilotes de processus ont été nommés afin de mettre en place les procédures et améliorer les dispositifs existants pour satisfaire nos usagers.
Cette démarche a également permis de renforcer le dynamisme et la cohésion des équipes autour d’un projet de service commun, de réfléchir tous ensembles à nos pratiques et à leurs évolutions.

Pouvez-vous nous donner un exemple de procédure que vous avez mise en place ?
« Il y a un des processus relatifs aux appels à projets financés par la commission recherche, à la formation de nos doctorants. En effet, des séminaires de formation sont proposés aux doctorants. J’ai donc réalisé un logigramme qui explique la démarche et toutes les étapes qui doivent suivre l’inscription des doctorants, la validation, les attestations que ça génère. »

A propos du Bureau de la Recherche et des Études Doctorales

Le Bureau de la recherche et des études doctorales (BRED) pilote la recherche de l’université et est en charge des études doctorales. En effet, il est l’acteur principal pour toutes les questions liées à la recherche et aux études doctorales. Il est un service central –composé de 10 collaborateurs- rattaché à la présidence sous l’autorité d’une Vice-présidente, Anne Pellé.

Il collabore avec l’ensemble des structures de l’université et entretient des relations privilégiées avec ses partenaires extérieurs, à l’instar de l’INSERM, le CNRS, la Région Île-de-France, le MESRI ou encore le Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (HCERES).

Il constitue un appui majeur aux laboratoires.

Le BRED a pour missions principales :

• l’organisation de la commission de la recherche du conseil académique
• l’organisation et l’appui administratif du collège des écoles doctorales de l’université Sorbonne Paris Nord
• la mise en place des décisions prises par la commission de la recherche
• la répartition des crédits répartis aux unités de recherche
• la gestion financière des actions de la commission recherche, comme les appels d’offres
• l’accompagnement des enseignants-chercheurs dans leur démarche administrative et dans leur carrière « recherche » comme par exemple la soutenance d’Habilitation à diriger les recherches
• l’accompagnement des doctorants jusqu’à la soutenance de thèse en collaboration étroite avec les écoles doctorales
• la proposition et mise en place des formations aux écoles doctorales.

Le BRED en chiffres

1160 chercheurs/enseignants-chercheurs, 550 doctorants et 100 professeurs invités étrangers

A propos des écoles doctorales

L’université Sorbonne Paris Nord compte deux écoles doctorales pluridisciplinaires :

• l’École doctorale Erasme
  Elle représente 300 doctorants et porte sur les sciences humaines et sociales.
• l’École doctorale Galilée
  Elle représente 250 doctorants et couvre les sciences et techniques, la biologie et la médecine.

Les écoles doctorales de l’université couvrent des champs disciplinaires différents mais elles poursuivent le même objectif : accompagner le doctorant depuis son inscription jusqu’à sa soutenance de thèse.