Pour donner aux étudiants les meilleurs conditions d’études possibles en ce contexte de crise sanitaire, la direction des systèmes d’information (DSI) de l’université Sorbonne Paris Nord a déployé un ensemble de nouveaux services numériques et renforcé les solutions existantes: découvrez dans cette FAQ quelles sont ces ressources et comment en tirer le meilleur parti.

Contacts

Quels contacts pour mes usages numériques ?

Vos contacts pour les usages numériques sont vos équipes pédagogiques, qui sont à même de décider de l’organisation de vos études et sont informées des préconisations de l’établissement et l’assistance de la DSI que vous pouvez contacter dans votre ENT. Vous trouverez également de l’aide spécifique directement dans les différents outils.

Moodle et numerique.univ-paris13.fr

Un peu avant le confinement, la DSI a renforcé la plateforme Moodle de cours en ligne avec de nouveaux serveurs et ajouté le service BigBlueButton de visioconférence pour les cours en téléprésence audio/vidéo. Ce sont des logiciels libres et de confiance, installés dans la salle serveurs de l’université. Cette nouvelle version de Moodle peut être utilisée avec l’application mobile Moodle.

L’équipe projet OpenL@b de la Maison des Sciences Numériques en coordination avec la DSI, a également recensé un ensemble d’outils sur le site https://numerique.univ-paris13.fr/ dans une rubrique Covid-19. Cette liste comporte beaucoup d’outils, dont certains ne sont pas recommandés dans le cadre d’un cours !

Microsoft Teams et Office 365

Comment accéder à Teams ?

L’université a ouvert à l’ensemble de sa communauté sa plateforme Microsoft 365 et l’application Teams de discussion en équipes qui permet notamment de faire des visioconférences.

Elles sont accessibles aux étudiants et étudiantes sous l’identité avec le mot de passe ENT. Il est impératif que votre mot de passe ait été changé il y a moins d’un an (quitte à remettre le même) sur l’ENT pour que cela fonctionne.

Vous pouvez accéder à Office 365 dans un navigateur (http://office365.sorbonne-paris-nord.fr). Nous recommandons d’installer l’application Teams qui fonctionne sur différentes versions de Windows, MacOS, Linux, Android et iOS, mais on peut l’utiliser dans le navigateur.

Comment créer et rejoindre une équipe dans Teams ?

Comme son nom l’indique, Teams est une application de travail en équipe et les équipes sont au cœur de l’application. Il y a différents types d’équipes avec différents droits d’accès. Sur mobile, le bandeau en bas de l’application vous permet de sélectionner la vue « Équipes » qui permet d’afficher toutes vos équipes. Dans l’application pour ordinateur, « Équipes » est disponible dans le bandeau de gauche.

Certaines équipes sont publiques et vous pouvez les rejoindre librement. Sur mobile, cliquer sur les deux personnages avec un signe plus en haut à droite et choisir « parcourir les équipes ». Sur ordinateur, cliquer sur les deux personnages (« Rejoindre ou créer une équipe »). Vous pouvez alors chercher les équipes publiques. La zone de recherche remplace la barre de titre sur ordinateur. Rejoignez l’équipe « Usages » pour chatter à propos des usages de Teams et obtenir de l’aide.

Certaines équipes nécessitent un code d’invitation. Si vous avez reçu un tel code, il faut choisir « rejoindre une équipe à l’aide d’un code » dans les étapes précédentes.

Nous vous encourageons à vous approprier Teams et à créer vos propres équipes. Dans le cadre de vos études et le respect du fonctionnement de l’université bien sûr ! Vous pouvez vous en servir, par exemple, pour travailler en groupe et continuer à étudier à plusieurs en vous fixant des rendez-vous réguliers, et en utilisant les outils de travail collaboratif intégrés.

Vos droits y sont respectés et personne n’a le droit d’y exploiter vos données ou vos comportements numériques. Bien sûr, il faut adapter vos outils au niveau de confidentialité attendu, si vous avez découvert le vaccin contre le Covid-19, la NSA arrivera probablement à le retrouver sous Teams, comme dans beaucoup d’autres services numériques (y compris sur nos propres serveurs).

Vue sur les équipes dans l’application Teams		Créer ou rejoindre une équipe
Rejoindre une équipe à l’aide d’un code		Message de confirmation

Comment créer et rejoindre une visioconférence dans Teams ?

Une visioconférence peut être créée de différentes manières : soit par appel direct d’une personne ou d’un groupe de personnes (choisir « Appels »), soit en la programmant comme  comme un événement dans le «Calendrier », et en y ajoutant des participants qui seront prévenus par mail avec un lien de participation, soit en démarrant directement la visioconférence au sein d’une conversation d’équipe.

Il est recommandé de créer une équipe lorsque le travail en groupe (par visioconférence, partage de documents, ou échange de messages textes) est amené à se répéter avec les mêmes personnes.

Suivant la méthode choisie, vous devez donc pour rejoindre une visioconférence répondre à l’appel reçu, cliquer sur le lien de participation dans le mail qui vous a été envoyé, ou bien la rejoindre via un code d’invitation qui vous permettra au passage d’intégrer directement l’équipe. Pour utiliser le code d’invitation dans une équipe, il faut aller dans « Équipes », se placer dans la vue sur « Toutes les équipes », puis « Rejoindre ou créer une équipe » et entrer le code dans « Rejoindre une équipe avec un code d’invitation ».

J’ai été invité à un événement dans Teams, comment l’insérer dans mon calendrier ?

Lorsque vous êtes invité à une visioconférence dans le calendrier Teams, il est intéressant d’ouvrir l’événement pour en connaître les détails (ordre du jour, prérequis). C’est également le bon moment pour accepter l’événement en cliquant sur « + Ajouter au calendrier » sous le titre de l’événement. Il apparaîtra alors dans votre calendrier et se verra équipé d’un bouton rejoindre les jours où la visioconférence est programmée.

Quels autres outils sont accessibles par Office 365 ?

La licence actuelle de l’université n’inclut pas les licences d’installation d’outils Microsoft comme la suite Office sur vos postes personnels, mais les applications intéressantes pour le travail collaboratif sont disponibles sur mobile ou en ligne dans le navigateur. Vous pouvez ainsi éditer de façon collaborative un document Word, Excel ou Powerpoint sur téléphone. Le service d’identification fonctionne sur les serveurs de l’université et les données (au repos) sont hébergées en France. Pour travailler hors ligne, pensez au logiciel libre LibreOffice !

Travailler sur un powerpoint partagé en utilisant son mobile

Mattermost

Qu’est-ce que Mattermost ?

La DSI a également déployé sur ses propres serveurs un chat Mattermost avec deux extensions : une pour les visioconférences avec un service externe Jitsi et l’autre pour des sondages rapides. Le chat Mattermost de l’université est associé à un serveur Gitlab qui fait le lien avec vos identités numériques universitaires. Vos responsables de cours ou de formations peuvent nous demander la création d’équipes par formation directement dans le chat. Chaque équipe possède un lien d’invitation qu’il suffit de partager pour que de nouvelles personnes puissent participer. Vous retrouverez ce service ici : https://chat.sorbonne-paris-nord.fr. La bibliothèque universitaire a ouvert sur cet espace un chat qui vous est destiné : https://chat.sorbonne-paris-nord.fr/bu/. Une équipe Usages vous y accueille également.

Pour aller plus loin

Quelles applications pour étudier à l’université ?

Un exemple de sélection d’app mobiles pour vos études

En première ligne un bon navigateur Web (Firefox) pour accéder à l’ENT et éventuellement synchroniser vos mots de passe entre différents équipement (utile également en cas de perte). Puis les applications Moodle, Mattermost et Teams.

En seconde ligne, le calendrier du téléphone que vous pouvez synchroniser automatiquement avec votre emploi du temps (voir sur le lien fourni sur l’ENT) et avec votre calendrier Teams (via le compte Exchange).

Deux applications (au choix) pour lire des livres électroniques au format ouvert pour liseuse epub (beaucoup plus facile à lire sur liseuse ou petit écran que les autres formats). R2 Reader suit les dernières avancées du format epub3 intégrant des fonctionnalités pour mal-voyants. Une application de podcast, pour suivre les podcasts du Collège de France ou de radios comme France Culture, compléments essentiels à vos études, souvent négligés.

En troisième ligne, des applications sur des contenus spécifiques à vos études. Deux exemples : AminoCraft développée par l’Université Grenoble Alpes à l’aide d’un financement régional vous fait réviser vos acides aminés, tandis que l’excellente Phyphox développée à l’institut de physique de l’université de Rhénanie Westphalie à Aix-la-Chapelle, transforme votre mobile en un instrument de mesure versatile pour faire des expériences amusantes. Enfin, l’application UnivMobile fournit un accès rapide au plan des campus et aux actualités de la vie universitaire. Elle peut être complétée par Go Map !! pour découvrir les cartes collaboratives OpenStreetMap, les améliorer ou simplement manipuler des traces GPS.

Quatrième ligne, deux applications Microsoft complémentaires de Teams (Word et PowerPoint) utilisable avec votre compte Microsoft. Mais aussi l’application de visioconférence Jitsi Meet.

Enfin, l’application L’identité Numérique de la Poste qui permet de prouver votre identité numérique après une seule vérification par le facteur ou la factrice directement devant chez vous – ce service essentiel continue de fonctionner pendant le confinement –, et utiliser ainsi les services FranceConnect.

L’application Tchap est, quant-à-elle, réservée aux agents de l’État et fournit un service de messagerie sécurisée de bout en bout. Si vos enseignants et votre administration commencent à l’utiliser, c’est qu’on prend au sérieux la confidentialité des données.